Inventario y acta de entrega del piso en alquiler: cómo documentar el estado de la vivienda y proteger tu fianza

Hay un detalle que separa a los propietarios que recuperan su piso sin problemas de los que acaban discutiendo por la fianza: el papel firmado el día que entregaron las llaves. Sin un inventario de alquiler de vivienda bien hecho, las disputas al finalizar el contrato se reducen a la palabra de uno contra la del otro. Vamos a ver cómo redactarlo para que sirva de verdad cuando llegue el momento de devolver la fianza o detraer daños.

Por qué el Código Civil hace que el acta sea casi obligatoria

El artículo 1561 del Código Civil obliga al arrendatario a devolver la finca al concluir el arriendo "tal como la recibió", salvo lo perdido o deteriorado por el tiempo o causa inevitable. Y el artículo 1563 añade un matiz que pocos propietarios conocen: se presume que el inquilino recibió la finca en buen estado, salvo prueba en contrario.

Esa presunción parece favorable al propietario, hasta que uno cae en que también funciona al revés. Si el piso tenía la encimera con un golpe o el suelo del salón rayado y no consta en ningún documento, el inquilino podrá alegar que esos desperfectos ya estaban. Demostrar lo contrario cinco años después es prácticamente imposible.

El acta de entrega de llaves del alquiler es la prueba que invierte esa incertidumbre. No es un trámite opcional. Para encajarla con el resto de obligaciones del propietario conviene tener a mano también las reparaciones que corresponden a cada parte según el artículo 21 LAU.

Qué debe contener un acta de entrega bien hecha

Un acta útil no es un folio genérico. Debe incluir, como mínimo:

• Identificación clara de la vivienda (dirección, planta, puerta, referencia catastral) y de las partes (nombre, DNI, contrato al que se anexa).

• Fecha y hora exactas de la entrega.

• Estado de cada estancia: paredes, techos, suelos, puertas, ventanas, persianas, mecanismos eléctricos y carpintería. Si hay desperfectos previos, se describen ahí, no en otra hoja.

• Inventario de mobiliario y enseres si la vivienda se alquila amueblada, con marca, modelo y estado de cada electrodoméstico.

• Lecturas de contadores de luz, agua y gas al momento de la entrega, con número de serie del aparato.

• Llaves entregadas: cuántas, de qué tipo (vivienda, portal, buzón, trastero, garaje, mando del garaje).

• Anexo fotográfico numerado, con referencia cruzada al texto del acta.

• Firma de ambas partes en cada hoja, no solo en la última.

Tanto detalle parece exagerado hasta el día en que el inquilino reclama su fianza alegando que la mancha del parqué ya estaba. Con el acta firmada, la conversación se cierra en un minuto.

El inventario fotográfico que aguanta en juicio

El anexo de fotos es lo que más peso da al acta. Para que sirva como prueba si la cosa va a juzgado:

1. Fotos con fecha en los metadatos y una imagen por estancia, más detalles de cualquier desperfecto previo (golpe, rozadura, baldosa fisurada).

2. Vídeo de recorrido de toda la vivienda, de unos cinco minutos, abriendo armarios y puertas. Es lo más difícil de discutir después.

3. Copia digital al inquilino por correo el mismo día de la firma. La fecha del email acredita que ambas partes conocieron y aceptaron el contenido.

Contadores y suministros: el detalle que evita peleas

Anotar las lecturas iniciales evita que el inquilino se encuentre con una factura previa y que el propietario asuma el consumo posterior a la salida si los suministros siguen a su nombre. Lo mínimo:

• Lectura de luz, agua y gas con foto del contador y fecha.

• Compañía y titular actual de cada suministro.

• Plazo del inquilino para cambiar la titularidad, habitualmente 15 días, a su cargo salvo pacto en contra.

Acta de salida: cómo cerrar el alquiler sin perder dinero

El día que el inquilino entrega las llaves se repite el proceso a la inversa: una visita conjunta, una nueva acta y una comparación con la inicial. Aquí es donde el documento original demuestra su valor.

Hay que distinguir dos categorías de deterioros, porque la jurisprudencia las trata de forma muy distinta:

• Desgaste natural por uso ordinario: paredes con marcas de cuadros, pintura algo apagada, pequeñas rozaduras en zonas de paso. No se puede descontar de la fianza. Forma parte del riesgo del propietario.

• Daños imputables al inquilino: roturas, manchas profundas, pintura cambiada sin autorización, mobiliario destrozado. Sí se descuentan, siempre que se justifiquen con el acta inicial y presupuesto o factura de reparación.

El propietario tiene un mes desde la entrega de llaves para devolver la fianza del alquiler, según el artículo 36.4 LAU. Pasado ese plazo, la cantidad pendiente devenga el interés legal del dinero. Para entender bien cuándo se puede retener y cuándo se debe devolver íntegra, repasa lo que conviene saber sobre la fianza del alquiler en Madrid y su devolución.

Errores frecuentes que dejan el acta sin valor

• Sin firmar cada hoja. Es fácil que alguien sustituya una página después. Imprime, numera y firma cada folio.

• Frases genéricas del tipo "buen estado general". Un perito o un juez quieren detalles concretos.

• Firmar el acta semanas después de la entrega. Debe firmarse en el mismo momento en que el inquilino recibe las llaves, no en una visita posterior.

Una herramienta sencilla con un retorno enorme

Dedicar dos horas a un acta de entrega detallada ahorra meses de discusión y, en el peor de los casos, evita un procedimiento judicial cuyo coste superará con creces el de la fianza disputada. Es el típico trabajo que no parece importante hasta que se necesita.

Si tienes un piso en Madrid que vas a alquilar o que ya está alquilado sin acta inicial, en Rubirent acompañamos el proceso de entrada y salida con inventarios fotografiados y lecturas documentadas. Escríbenos a info@rubirent.com o visita rubirent.com para conocer los planes.