Cómo elegir empresa de gestión de alquileres en Madrid: 12 preguntas antes de firmar

Delegar el alquiler de tu piso puede ahorrarte disgustos, o creártelos si eliges mal. Saber cómo elegir empresa de gestión de alquileres se reduce a hacer las preguntas correctas antes de firmar: qué incluye el servicio, cómo seleccionan al inquilino, quién deposita la fianza, qué pasa si hay un impago y cuánto te cuesta de verdad, impuestos incluidos. Aquí tienes las 12 preguntas y las respuestas que deberías esperar.

¿Qué hace una empresa de gestión de alquileres?

Una empresa de gestión de alquileres se encarga, en tu nombre, del trabajo que exige alquilar una vivienda. Hay dos niveles de servicio y conviene no confundirlos. La intermediación termina el día de la firma: valoran el piso, publican el anuncio, enseñan la vivienda, estudian la solvencia de los candidatos y preparan el contrato. La gestión integral sigue después: cobros, averías, actualización de la renta, comunicaciones con el inquilino y, al final, el finiquito y la devolución de la fianza.

Ninguno es mejor en abstracto; depende de cuánto tiempo quieras dedicarle y de lo cerca que vivas del piso. Si aún estás decidiendo si alquilar por tu cuenta o con ayuda, empieza por nuestra guía quiero alquilar mi piso de Madrid: cómo lo hago. Y si quieres ver qué abarca cada fase con detalle, lo explicamos en la guía de la gestión integral del alquiler en Madrid.

Las 12 preguntas que debes hacer antes de firmar

Hazlas todas, y pide que las respuestas importantes consten por escrito en el contrato de gestión o en la propuesta de servicios. Lo que solo se promete de palabra es difícil de reclamar después.

Servicio y precio

1. ¿Qué incluye exactamente y qué se cobra aparte? Fotos, anuncio, visitas, contrato, inventario, cambio de suministros, gestión de incidencias, finiquito. Todo lo que no figure en la lista puede acabar facturándose como extra.
2. ¿Cuánto cuesta en total, con IVA? Pide el importe final, no solo el porcentaje. Los honorarios llevan un IVA del 21 % que, como particular que alquila vivienda, no podrás recuperar.
3. ¿Cuánto dura el contrato de gestión y cómo se cancela? Comprueba si hay permanencia mínima, qué preaviso exige y si hay penalización por salir.

Inquilino y contrato

4. ¿Cómo seleccionan al inquilino? Una buena respuesta es concreta: qué documentos piden (nóminas, contrato de trabajo, referencias), qué ratio de renta exigen y quién decide al final. Repasamos los criterios en cómo seleccionar un buen inquilino en Madrid.
5. ¿Quién redacta el contrato de alquiler y está al día? La LAU ha cambiado varias veces en 2026. Pregunta si el modelo recoge la normativa vigente y si te lo enseñan antes de firmar.
6. ¿Quién deposita la fianza y te entregan el resguardo? Es una obligación del propietario. Si la tramita la empresa, pide el justificante.
7. ¿Cómo tratan los datos de los candidatos? Deben pedir solo lo necesario para valorar la solvencia y tratarlo conforme al Reglamento General de Protección de Datos.

Durante el contrato

8. ¿La renta llega a tu cuenta o pasa por la suya? Si la cobra la empresa, pregunta en cuántos días te la transfiere y qué justificante recibes cada mes.
9. ¿Qué pasa si el inquilino deja de pagar? Quién contrata el seguro de impago, qué carencia y qué límites tiene, y quién reclama. Lo vemos en qué cubre y cuánto cuesta el seguro de impago de alquiler.
10. ¿Hasta qué importe pueden autorizar una reparación sin consultarte? Una cifra pactada evita sorpresas en la factura y retrasos en las urgencias.
11. ¿Cada cuánto te informan? Cobros, incidencias, actualización anual de la renta y vencimientos del contrato.

Al final del contrato

12. ¿Quién se ocupa de la salida del inquilino? Revisión del piso frente al inventario, liquidación de suministros, descuentos justificados de la fianza y devolución en plazo. Lo detallamos en finiquito del alquiler: cómo cerrar el contrato sin disputas.

Buenas respuestas y señales de alarma

Con las respuestas delante, esta tabla te ayuda a comparar empresas de gestión de alquileres sin dejarte llevar solo por el precio:

¿Quién paga los honorarios de la empresa de gestión?

Tú, como propietario. Desde la Ley 12/2023, por el derecho a la vivienda, los gastos de gestión inmobiliaria y de formalización del contrato corren a cargo del arrendador. El artículo 20 de la Ley de Arrendamientos Urbanos, en la redacción del Real Decreto-ley 29/2026 (en vigor desde el 8 de octubre de 2026 y, a 28 de octubre de 2026, pendiente de convalidación), insiste en que no pueden repercutirse al inquilino «ni directa ni indirectamente, bajo ningún concepto o denominación». Si el decreto no se convalida, quedará derogado, pero los honorarios seguirán a cargo del propietario por la Ley 12/2023.

Desconfía de una empresa que te ofrezca un precio más bajo a cambio de cobrar algo al inquilino con otro nombre, como «gastos de estudio» o «alta de expediente». Además de exponerte a una reclamación, hace que empieces la relación con el inquilino con mal pie. Lo explicamos con detalle en quién paga la comisión de la agencia tras la Ley de Vivienda.

¿Desgravan los honorarios de gestión del alquiler en el IRPF?

Sí. El artículo 13 del Reglamento del IRPF admite como gasto deducible de los rendimientos del capital inmobiliario tanto lo que pagas a terceros por servicios de administración (letra c) como los gastos de formalización del arrendamiento (letra d). En la práctica, eso cubre tanto la tarifa por conseguir inquilino y preparar el contrato como la cuota de gestión durante el contrato.

Dos detalles importantes. Primero, como el alquiler de vivienda está exento de IVA, no puedes recuperar el 21 % de la factura, pero lo restas como parte del gasto: deduces el importe con IVA incluido. Segundo, estos gastos no entran en el límite conjunto de intereses y reparaciones, que no puede superar los ingresos del inmueble. Guarda siempre las facturas a tu nombre; sin ellas, Hacienda puede rechazar el gasto. Tienes la lista completa en los gastos deducibles del alquiler en el IRPF.

Ejemplo con números: lo que cuesta de verdad la gestión

Marta alquila su piso por 1.100 € al mes (13.200 € al año) con un contrato de vivienda habitual. Sus otros gastos deducibles suman 3.060 € (IBI, comunidad, seguro y amortización). Supongamos que la empresa de gestión le factura 1.300 € más IVA en el año, es decir, 1.573 €.

Con la reducción general del 50 % por alquiler de vivienda (la habitual en los contratos firmados desde el 26 de mayo de 2023), los honorarios rebajan la base en 786,50 €. Si su tipo marginal fuera del 30 %, pagaría unos 236 € menos de IRPF, así que el coste real de la gestión quedaría en unos 1.337 €. Es un cálculo orientativo: la reducción que te corresponda depende de la fecha y las condiciones de tu contrato, y el tipo marginal, de tu renta. Puedes hacer tus propios números con la calculadora del IRPF del alquiler que tienes al final del artículo.

Elegir empresa de gestión de alquileres en la Comunidad de Madrid

En la Comunidad de Madrid, la fianza se deposita en la Agencia de Vivienda Social, y no hacerlo puede acarrear multas, según la información oficial de la Comunidad de Madrid. Pregunta a la empresa si se encarga del depósito y exige el resguardo: lo necesitas también para la deducción autonómica por gastos derivados del arrendamiento de viviendas, que en la Renta 2025 permite restar de la cuota el 10 % de gastos como los de formalización del contrato o las primas del seguro de impago, con un máximo de 154,65 €. Te contamos el trámite en cómo depositar la fianza en la Comunidad de Madrid.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cobra una empresa de gestión de alquileres?

No hay una tarifa regulada: cada empresa fija la suya. Lo habitual es un pago por conseguir inquilino, un porcentaje mensual de la renta por la gestión durante el contrato, o ambos. Para comparar, fíjate en el total anual con IVA y en lo que incluye, no solo en el porcentaje.

¿Puede la empresa de gestión cobrar honorarios al inquilino?

No por la gestión de tu alquiler. El artículo 20 de la LAU impide repercutir al inquilino, directa o indirectamente, los gastos de gestión inmobiliaria y de formalización del contrato: los paga el propietario que contrata el servicio. Solo puede cobrarle al inquilino un servicio adicional que no sea necesario para firmar el contrato, si él lo ha pedido expresamente por escrito y le han informado antes de que es opcional y de su coste.

¿Los honorarios de gestión del alquiler desgravan?

Sí. Son gastos deducibles de los rendimientos del alquiler según el artículo 13 del Reglamento del IRPF. Si alquilas vivienda como particular, deduces el importe con IVA incluido, porque no puedes recuperar ese IVA.

¿Puedo cambiar de empresa de gestión con el contrato de alquiler en vigor?

Sí. El contrato de alquiler es entre tú y el inquilino, y la empresa actúa en tu nombre. Revisa el preaviso del contrato de gestión y comunica por escrito al inquilino quién es el nuevo interlocutor y, si cambia, la cuenta donde debe pagar.

¿Qué diferencia hay entre una inmobiliaria y una empresa de gestión de alquileres?

La intermediación de una inmobiliaria suele terminar con la firma del contrato. Una empresa de gestión de alquileres continúa después: cobros, incidencias, actualización de la renta y finiquito. Muchas ofrecen los dos servicios por separado.

Conclusión

Elegir bien una empresa de gestión de alquileres no va de encontrar la más barata, sino la que te da respuestas claras y por escrito: qué incluye, quién elige al inquilino, dónde está tu fianza, qué pasa si no pagan y cuánto cuesta con IVA. Recuerda que sus honorarios los pagas tú y que desgravan en tu IRPF.

En Rubirent respondemos a estas 12 preguntas antes de que firmes. Tienes dos opciones: «Consigue mi inquilino», hasta la firma del contrato, y «Cobertura total», hasta el finiquito. Compáralas en nuestros planes de gestión del alquiler.